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信息化条件下如何改进档案管理工作探究

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龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 信息化条件下如何改进档案管理工作探究 作者:白春军 来源:《卷宗》2016 年第 05 期 摘 要:随着信息化的发展,传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要,电 子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用,在信息化条件下如何改进档案管理工作是档案 工作者面临的新课题。文章针对传统的大难管理模式进行分析,提出了如何加强信息化建设, 提高档案管理科学化、现代化水平。 关键词:信息化;档案管理;改进工作;途径 信息在社会生活中发挥着巨大的作用,可以说信息资源已成为经济发展的首要资源。随着 信息化的发展,传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要,电子档案已在档案管 理工作中得到了广泛的应用,这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前 档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化 为可用的信息上,并准确、高效地提供给有关信息需求者。 1 转变传统的档案管理模式,将实体管理变为信息管理 传统的档案管理,就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体,以手工操 作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理 过程,其工作量巨大,步骤也繁琐。因为存储量大,档案管理部门不能对已经归档的档案材 料,进行信息的提炼和加工处理,档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管 理技术和设备的引进,特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化 提供了良好的的客观环境,现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前,档案管 理工作的重点也应适应数字化管理的需要,从实体档案管理转变为对信息资源的管理,以信息 为管理对象,对形成的各种门类的档案进行数字化加工,利用现代化技术手段对档案信息资源 进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源,档案资源只有通过信息 化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值,它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等 诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益,使之真 正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。 2 建立有效的信息系统,安全地使用电子档案 在电子档案使用过程中,首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发 展,电子档案涉及范围迅速扩展,数量也急剧增加,特别是计算机网络化的快速发展,随之而 来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击,确保电子档案的安全。其次是电 子档案的真实性问题。在实际工作中,由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统,不 能实现系统间的直接链接,目前无法保证电子文件元数据完整归档,多数电子档案与其相对应 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 的纸质档案之间未建立统一的管理方法;储存电子档案选用的载体不耐久等原因,影响了档案 的完整性、可靠性,从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题,通常档案的法 律效力都是与其载体相关来确定,电子档案由于没有固定的载体,所以,制定相应的法律认定 条文就有一定的困难,这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。 3 提高档案工作者的专业素质 实现档案管理的科学化 档案管理者必须具备多元化知识背景才能适应要求,现代化知识将成为每一位档案工作者 知识构成的要素,同时,也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构,因 此,建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的:首先,档案管理者 必须具有多元化的知识结构,现代科学成果在档案管理中的大量运用,迫使档案工作者要不断 学习和掌握理论、文化和管理等有关知识,其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识,它 们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次,全面掌握档案专业知识,如具备档案 学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复 制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次,从档案管理现代化发展趋势看,档案工作者 必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨 询等三方面的能力。档案管理人员必须不断学习、相关知识,上级档案管理部门要积极创造条 件,有计划的选送档案管理人员进行深造,进行离岗培训,还可以采取以老带新、以强带弱的 办法,互帮互学等建立复合型人才群体和梯队型人才结构。 4 提高档案工作者的信息安全素质 实现档案管理的安全化 信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的意识和能力。档案信息安全是 现今档案管理工作的生命线,研究档案管理者的素质,有利于拓宽档案管理保护领域、发展档 案管理学的理论研究;完善档案信息安全管理体系。促进档案信息化建设和档案管理事业的健 康、有序、可持续发展具有重要的现实意义。 随着信息化时代的到来,新领域、新门类、新载体档案不断涌现,给档案工作者在素质上 提出了更高的要求,同时,我们深刻认识到档案管理工作历来是一项重要的基础性工作,档案 工作的责任感即档案工作者要认识到档案事业发展的必要性,要把工作的着力点转向未来,深 化服务意识,树立以服务促管理,以管理完善服务的观念,充分发挥档案管理的综合功能,更 新服务观念,拓展服务领域,改革服务方式,大胆探索,努力实践,使档案管理工作真正成为 促进经济发展和社会全面进步的重要保证。 5 加强档案信息化建设 提高档案信息管理和服务水平 档案信息化建设是一个过程,在这一过程中,伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理 中应用程度的变化,档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整,档案管理理论所面 临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此,在档案信息化建设中必须认识长远并立足当 前,认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 6


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